Stammdaten
Wartungsstamm
Den Wartungsstamm findet man im Standardmenü unter Zusatzmodule-1 \ Werkstatt (D3) \ Wartungen.
Im Wartungsstamm werden alle erfassten Wartungsvarianten dargestellt. Abgesehen von Reparatur wird es sich bei den anderen angelegten Wartungen um wiederkehrende Wartungen nach einem Intervall (Zeit, Betriebsstunden oder Laufleistung) handeln.
Beispiel Hauptuntersuchung:
Der Wartungsstamm enthält folgende Felder:
| Feld | Beschreibung |
| Wartungsnummer | Eindeutige Nummer der Wartung |
| Aktiv | Aktiv-/Inaktiv-Kennzeichen |
| Bezeichnung | Kurze Beschreibung der Wartung |
| Wartungsart | Art der Wartung: Behörde, Inspektion, Reparatur und Wartung |
| Bereich | Klassifizierung zwischen Gesamt, Ober- & Unterwagen |
| Mind.-Wartung | Angabe eines Zeitintervalls |
| Betr.-Stunden | Angabe eines Intervalls nach Betriebsstunden |
| Laufleistung | Angabe eines Intervalls nach Laufleistung (Kilometer) |
| Vorlauftage | Anzahl Tage, wo das System eine Erinnerung erzeugt (Meldetabelle) |
| Fahrzeugspezifisch | Handelt es sich um eine wiederkehrende Wartung oder um eine allgemeine Leistung? Ist das Feld Deaktiviert, so können Sie jederzeit für jedes Gerät einen Vorgang mit dieser Wartung anlegen. |
| Wartungszuweisung | Zuweisung für die Übernahme in Gerätestamm. Hierbei werden die freien Felder HU, SP, UVV etc. aus dem Gerätestamm für manuelle Eingaben gesperrt und die Eingaben werden rein aus dem Werkstattprozess befüllt |
| Arbeiten | Auflistung der Arbeiten, Umbrüche können je nach Formulareinstellung im Wartungsauftrag eine Auflistung mit Hakenfelder erzeugen |
Kaufteilestamm
Der Kaufteilestamm befindet sich im Standardmenü unter Stammdaten \ Zusatz-4 \ Kaufteilestamm.
In diesem werden alle Kaufteile verwaltet.
Der Kaufteilestamm enthält folgende Felder:
| Feld | Beschreibung |
| Artikelnummer | Eindeutige Nummer des Kaufteils |
| Bezeichnung | Bezeichnung des Kaufteils |
| Beschreibung | Beschreibungsfeld |
| Bild | Per Doppelklick kann ein Bild hinzugefügt werden |
| Matchcode | Suchwort |
| Herst. Art.-Nr | |
| Vergleichsartikel1-4 | Relation zu Vergleichsartikel |
| EAN-Nummer | EAN-Code |
| Klassifizierung 1 & 2 | Freie Klassifizierungsfelder |
| Kategorie | Freies Kategoriefeld mit Auswahl. Neue Einträge einfach per Freitext eingeben. In den anderen Kaufteilen steht diese Kategorie ab sofort zur Verfügung. |
| Verpackungseinheit | |
| BA-Nummer | |
| Gefahrgut | Handelt es sich um ein Gefahrgut? |
| WGK | Wassergefährdungsklasse |
| Status | Aktiv-/Inaktiv-Kennzeichen |
| Verrechnungspreis | |
| Abrechnungseinheit | Abrechnungseinheit für Werkstattauftrag (Fehlwert) |
| Letzter Ek-Preis | Letzter Einkaufpreis |
| Letzter Lieferant | Zuletzt geliefert von |
| Lieferanteninformation | Freies Infofeld mit Auswahl. Neue Einträge einfach per Freitext eingeben. In den anderen Kaufteilen steht diese Info ab sofort zur Verfügung. |
| Verkaufspreis 1-3 | Verkaufspreis nach Kundenpreisliste 1-3 |
| Hauptgruppe | |
| Liefergruppe | |
| Lagerplatz | |
| Einheitsgröße | |
| Lagerbestand | |
| Bedarf | |
| Bestellbestand | |
| Datenblatt | Datenblatt des Artikels als pdf-Datei direkt hinterlegen |
| Zeichnungsnummer | |
| Abmessungen LBHG | |
| Aufwands-/Erlöskonto | |
| Kostenstelle | |
| Reiter Texte | Übersetzungen für Mehrsprachigkeit |
| Reiter Lagerbuch | Ein- & Auslagerungen im Überblick & setzen von manuellen Buchungen |
| Reiter Einkauf | Übersicht der Artikelkäufe (Verwendung Bestell & Eingangsrechnung) |
| Reiter DMS | Dokumentenmanagementsystem |
Kundenstamm
Der Kundenstamm wird für das Werkstattmodul benötigt.
Geräte aus dem Gerätestamm werden einem Kunden zugeordnet. Bei den eigenen Geräten ist dies ein Eintrag der eigenen Firma im Kundenstamm.
Hierdurch wird der Prozess bei der Reservierungs- & Auftragsanlage vereinfacht, da nicht mehr der Kunde für den Vorgang jedes Mal ausgewählt werden muss.
Den Kundenstamm findet man im Standardmenü unter Stammdaten \ Kundenstamm.
Gerätestamm
Detailmaske
Den Gerätestamm finden Sie im Standardmenü unter Stammdaten \ Gerätestamm.
Innerhalb des Gerätestammes ist bei den oberen Reitern der Tab „Wartungen/Zubehör“ zu finden.
Dieser Tab beinhaltet mehrere Reiter:
- Wartungstermine
Hier sind einmalig die wiederkehrenden Wartungen zu hinterlegen.
Ab diesem Zeitpunkt kann das System „loslaufen“ und erinnert Sie für dieses Gerät an die zugewiesene Wartung anhand der Berechnung des zuletzt Durchführungstermins sowie der Vorlauftage.
Es gibt keine Begrenzung für Eintragungen in dieser Tabelle. - Werkstattanfragen
Erfassen Sie direkt aus dem Gerätestamm neue Werkstattreservierungen. Zusätzlich erhalten Sie über diesen Reiter eine Gesamtübersicht aller Werkstattreservierungen für dieses Gerät. Achtung: Reservierungen, welche zu einem Werkstattauftrag umgewandelt wurden verschwinden aus dieser Auflistung! - Wartungsaufträge
Auflistung aller vorhandenen Werkstattaufträge für dieses Gerät. Hierbei ist irrelevant, ob der Vorgang in der Zukunft oder der Vergangenheit liegt. - Wartungspositionen
Zeigt die bisher verwendeten Positionen für die jeweilige Wartung an. - Zubehör
Erfassen Sie Zubehör, welches diesem Gerät eindeutig in einer bestimmten Menge zugeordnet ist. Bereits zugeordnetes Zubehör kann editiert werden. - Material
Erfassen Sie Kaufteile, welches diesem Gerät eindeutig in einer bestimmten Menge zugeordnet ist. Bereits zugeordnete Kaufteile können editiert werden. - Material je Wartung
Hier werden alle zugewiesenen wiederkehrenden Wartungen aufgelistet.
Durch Doppelklick können Sie in einem Detailfenster dieser Wartung für dieses Gerät Kaufteile vordefinieren. Hier gilt die Frage: Welche Kaufteile benötige ich immer um die ausgewählte Wartung an diesem Gerät durchführen zu können?
Hier erfasste Materialien werden bei der Erfassung eines Werkstattvorganges der Wartungsart für dieses Gerät automatisch als Position hinzugefügt. Dadurch lässt sich die Erfassung vereinfachen und durch klare Vorgaben kann schwieriger etwas vergessen werden.
- Verlauf
In diesem Reiter wird eine Übersicht über den gesamten Werkstattverlauf des Gerätes dargestellt. Hierbei spielt es keine Rolle ob der Vorgang über eine direkte Rückerfassung oder über einen vollständigen Werkstattauftrag abgewickelt wurde.
Im Reiter „Allgemein/Techn. Daten“ => Tab „Technische Daten“ befinden sich freie Datenfelder für die Bereiche HU, SP, AU, Service OW & UW, UVV….
Diese Felder sind im Falle der Auswahl „Fahrzeugspezifisch“ deaktiviert und werden aus dem Werkstattvorgang automatisch gesetzt.
Im Reiter „Allgemein/Techn. Daten“ => Tab „Betriebsstd. /KM“ können für das ausgewählte Gerät die aktuellen Daten wie Betriebsstunden und Kilometer hinterlegt werden.
Es wird hierbei festgehalten wer diesen Eintrag wann durchgeführt hat.
Tabelle
Innerhalb der Gerätestammtabelle lässt sich über den Button „Weitere Funktionen“ ein Wartungsverlauf über alle Geräte darstellen.
Hier finden Sie dasselbe Ergebnis wie in der Verlaufsreiterkarte eines einzelnen Gerätes über alle Geräte hinweggesehen. Ein Zeitraum kann vordefiniert werden. Es stehen die bekannten Filtermöglichkeiten der Spalten zur Verfügung. Ein Export zu Excel kann durchgeführt werden.
Auftragsarten
Den Auftragsartenstamm befindet sich im Standardmenü unter Stammdaten \ Zusatz-4 \ Auftragsarten.
Für die Werkstatt sind 2 Auftragsarten relevant:
X: Serviceaufträge
W: Interne Werkstatt
Parameterverwaltung
Die Parameterverwaltung ist im Standardmenü unter Systemverwaltung \ Parameterverwaltung zu finden. Achtung: Dieses Modul enthält globale Einstellungen von D3 für den gesamten Betrieb und ist nur als Benutzer SYSADM aufrufbar!
In der Parameterverwaltung sind grundlegende Einstellungen – in der Regel einmalig – zu definieren.
Im Tabreiter „Zusatz-2“ findet man die Farbeinstellungen für die Plantafel:
Durch unterschiedliche Farben von Werkstattreservierung und Werkstattauftrag ist eine klare Unterscheidung erkennbar.
Unter dem Tabreiter „Zusatz-5“ werden Stammwerte für grundlegende Wartungen hinterlegt.
Diese benötigt das D3 einmalig um eine Unterscheidung zu besitzen.
Weiter lassen sich verschiedene Standardwerte für die Werkstattreservierung/-anfrage hinterlegen.
Fehlwert Wart.-Art für neuen Wartungsvorgang
- Definition der vorausgewählten Wartung bei Neuerfassung
Fehlwert für Priorität – neue Wartung
- Definition der vorausgewählten Priorität bei Neuerfassung von Wartungen
Achtung: Lediglich Wartungen der Priorität 1 werden auf der Plantafel dargestellt!
Fehlwert für Priorität – Intervallwartung
- Definition der vorausgewählten Priorität bei Intervallwartungen
Achtung: Lediglich Wartungen der Priorität 1 werden auf der Plantafel dargestellt!
Gruppe Vordefinition Auswahl Personal
- Bei den Feldern Personaleinsatz der direkten Rückerfassung kann die vorausgewählte Personalliste anhand der zugeordneten Gruppe vorbelegen. Eine Anzeige des gesamten Personals ist ebenso möglich.
Bezeichnung Priorität 1-3
- Die Prioritätsstufen können frei Bezeichnet werden
Erfassungszeitpunkt gleich Uhrzeit von
- Ist dieser Punkt gewählt, so wird das Von-Datum und die Von-Uhrzeit immer auf den aktuellen Zeitpunkt der Erfassung gesetzt.
Ist der Punkt abgewählt, so werden die normalen Planzeiten der Parameterverwaltung herangezogen (gleich wie bei Angebot/Auftrag)
Standarddauer ab Von-Uhrzeit zur Bis-Uhrzeit
- Dieser Punkt wirkt nur in Verbindung des gesetzten Punktes „Erfassungszeitpunkt gleich Uhrzeit von“. Geben Sie hier eine Vorgabe für die Standarddauer eines Werkstattvorganges an. Eine Änderung innerhalb des Vorganges ist jederzeit möglich.
Meldetabelle
In D3 gibt es 2 Arten von Meldetabellen.
Die Meldetabelle für Geräte bezieht sich auf die Werkstattreservierungen aus der Plantafel und wiederkehrenden Wartungen.
Geräte
Die Meldetabelle für die Geräte ist im Standardmenü unter Zusatzmodule-1 \ Werkstatt (D3) \ Meldetabelle Gerät zu finden.
Die Gerätemeldetabelle ist zweigeteilt.
Im oberen Bereich finden Sie die wiederkehrenden und fälligen Wartungen. Im unteren Bereich sind die Werkstattreservierungen über den ausgewählten Zeitraum ersichtlich.
Die Intervallwartungen erhalten bei Fälligkeit eine Hervorhebung durch rote Schrift.
Die Ansicht der Spalten lässt sich benutzerbezogen festlegen. Über die Spaltenauswahl an der rechten Seite lassen sich Geräte-, Kunden- & Wartungsdaten ein- & ausblenden.
Diese werden beim Verlassen der Meldetabelle für den Anwender gespeichert.
Im Wartungsbereich gibt es 4 unterschiedliche Anzeigen:
- Zurückgestellt
Wartungen lassen sich zurückstellen. Diese verschwinden dadurch aus der Ansicht der offenen Wartungen und sind hierüber ersichtlich. - Offene
Alle offenen wiederkehrenden Wartungen in einer Liste. - Aufträge
Alle aktuell – noch nicht zurückerfasste Werkstattvorgänge – als Liste zur Prüfung. - Abgeschlossen
Abgeschlossene Wartungsaufträge
Über einen Doppelklick auf eine Zeile öffnet sich das Reservierungsfenster:
Im Bereich der wiederkehrenden Wartungen lässt sich hierüber direkt der Werkstattvorgang erzeugen. Bei Werkstattreservierungen kann man ebenfalls den Vorgang an sich erzeugen, welche zur Folge hat, dass die Reservierung verschwindet oder man editiert die Reservierung an sich und speichert diese ab.
Durch Bestätigung von „zu Auftrag“ wird der Werkstattvorgang angelegt.
Zubehör
Die Meldetabelle für das Zubehör ist im Standardmenü unter Zusatzmodule-1 \ Werkstatt (D3) \ Meldetabelle Zubehör zu finden.
Dieses Modul befindet sich noch in Entwicklung.
Werkstattreservierung
| Gerätestamm |
Eine Werkstattreservierung lässt sich über 4 Arten anlegen:
| Plantafel |
| Schadensmeldung |
| Meldetabelle |
Wartungsanfrage/Reservierung
Felder der Wartungsanfrage/Reservierung:
| Feld | Beschreibung |
| Anfragenummer | Eindeutige Nummer der Anfrage/Reservierung |
| Zurückgestellt | Durch eine Zurückstellung wird der Vorgang nicht mehr in der Hauptansicht der Meldetabelle dargestellt. Eine Anzeige in der Plantafel findet nicht statt. |
| Erfasst von | Erfasser der Anfrage |
| Erfasst am | Erfassungsdatum |
| Niederlassung | Niederlassung |
| Datum von | Ab wann ist die Wartung geplant |
| Datum bis | Bis wann ist die Wartung geplant |
| Uhrzeit von | Ab wann ist die Wartung geplant |
| Uhrzeit bis | Bis wann ist die Wartung geplant |
| Priorität | Es können 3 Prioritätsstufen gewählt werden. Lediglich die Prioritätsstufe 1 sorgt für eine Anzeige in der Plantafel! Die Bezeichnungen können in der Parameterverwaltung vorgegeben werden. |
| Fahrzeug | Relevantes Gerät, Auswahl mit Suchoption |
| Wartung | Wartungsauswahl |
| Text | Wartungseinsatztext – kann als Einsatzbeschreibung automatisch generiert werden, ansonsten dient das Feld lediglich zur Info innerhalb der Reservierung |
| Kunde | Kunde |
| Auftragsart | Intern oder Service (vordefiniert durch Kunde) |
| Reparaturort | Reparaturort |
| Reparaturstrasse | Reparaturort |
Im Reiter „DMS“ lassen sich alle Dateiarten dieser Reservierung zuordnen, beispielsweise Schadensbilder.
Die Button Ok, Abbruch & Übernehmen beziehen sich auf die Anfrage/Reservierung.
Hierüber werden Änderungen oder Erfassungen gespeichert.
Der Werkstattauftrag wird mit Klick auf „zu Auftrag“ generiert.
Eine Werkstattanfrage/-reservierung ist aus allen Bereichen gleichbedeutend. Das heißt, dass eine Anlage aus dem Gerätestamm oder aus der Meldetabelle ebenfalls einen Plantafelbalken bei dem jeweiligen Gerät erzeugt.
Unter der Reiterkarte „Änderungen“ sind sämtliche Feldänderungen der Werkstattreservierung/-anfrage nachvollziehbar. Es wird protokolliert, welcher Wert von welchem D3 Benutzer mit welchen Windowsbenutzer auf welcher Arbeitsstation verändert wurde. Der vorige Wert ist ebenfalls einsehbar.
Direkte Rückerfassung (schnelle Werkstattabwicklung)
Es besteht die Möglichkeit der direkten Rückerfassung aus einer Werkstattreservierung/-anfrage. Durch diese Möglichkeit wird kein Werkstattauftrag erzeugt aber der Vorgang der Werkstatt bleibt erhalten.
Innerhalb dieses Reiters werden nochmals die wichtigsten Daten des Gerätes dargestellt und es besteht die Möglichkeit für die Eingabe der Rückerfassungsdaten wie Kilometerstand, Stunden Ober- & Unterwagen, Rückerfassungsdatum sowie den Personaleinsatz (2 Personen).
Durch Bestätigung des Buttons „Rückerfassung“ wird der Vorgang zurück in den Gerätestamm geschrieben und die Werkstattreservierung/-anfrage wird für die weitere Bearbeitung gesperrt.
Werkstattauftrag
Ein Werkstattauftrag lässt sich entweder manuell über den Vorgangsbereich Auftrag erfassen, durch die Gerätemeldetabelle oder durch eine bestehende Reservierung.
In der Wartungsanfrage/Reservierungen bestätigen Sie diese durch den Button „zu Auftrag“.
Hierdurch wird ein neuer Auftrag angelegt und das Programm fragt, ob man diesen direkt öffnen möchte.
Durch die Umwandlung zum Auftrag ändert sich auch sofort die Anzeige in der Plantafel.
Die Reservierung ist entfernt und der Werkstattauftrag wird dargestellt.
Als Ergebnis wurde nun ein Auftrag mit der vordefinierten Auftragsart, Kunde und eventuell den vorgedachten Materialen als Position (siehe Gerätestamm\Material je Wartung) angelegt.
Die Vorgangsmaske unterscheidet sich nicht von der bekannten Auftragsabwicklung wie für Transport oder Kranvorgängen.
Über „Positionen hinzufügen“ können nun Materialien oder Personalaufwendungen erfasst werden.
PE-Positionen werden wiederum entsprechend auf der Personalplantafel dargestellt.
Über den Werkzeugkasten lässt sich direkt der Wartungsauftrag oder auch Arbeitsanweisung für das Werkstatpersonal drucken.
Das Formular kann kundenbezogen angepasst und personalisiert werden.
Das Wartungsauftragsformular besitzt in der Regel Freifelder für Personal- und Materialeintragungen.
Die Rückmeldefelder werden bei der Rückerfassung des Werkstattauftrages verarbeitet.
Ein Werkstattauftrag kann nach der Rückerfassung – Grundlage ist der Wartungsauftrag, welcher zurück aus der Werkstatt kommt – normal wie ein Kran und Transport Auftrag abgerechnet werden.
Hierzu geht der Weg normal weiter über die Rechnungskontrolle sowie die Rechnungsfreigabe.
Innerhalb des Tabreiters „Werkstatt“ findet die Rückerfassung des Vorganges statt.
Hier zeigt das Programm nochmals die durchgeführte Wartung an. Diese könnte man vor dem Druck des Wartungsauftrages auch erweitern um mehrere Wartungen mit einem Wartungsauftrag abzubilden.
Für die Rückerfassung werden die linken Felder ausgefüllt, das Durchführungsdatum bestätigt und durch den Button „Übernehmen“ werden die Werte zurückgeschrieben.
Hierdurch findet die Anpassung des Gerätestammes statt, die Felder werden aktualisiert und der Eintrag wird aus der Meldetabelle entfernt.
Eine neue Erinnerung wird anhand des zurückgesetzten Datums erzeugt.
Mit der Durchführung der Rückerfassung im Auftrag wird auch die Abbuchung der ausgewählten Kaufteile ausgelöst.
Schadensmeldung
Aus einem bestehenden Auftrag (Beispiel Kran oder Transport) kann direkt aus einer Gerätepositionen eine Schadensmeldung generiert werden.
Hierdurch werden in den Werkstattauftrag schon einige Details des ursprünglichen Auftrages bei welchem der Schaden entstanden ist mit einbezogen.
Durch Doppelklick auf die Geräteposition öffnet sich das Reinfahrfenster worüber man den Tab „Schadensmeldung“ erreicht.
In dem Reiter der Schadensmeldung kann man einmal zur Information des Vorganges eine Schadenbeschreibung im oberen Bereich erstellen, sowie eine Werkstattreservierung im unteren Bereich.
Das Ergebnis entspricht der Erfassung wie aus den anderen Bereichen nur dass bestimmte Werte schon vorausgefüllt sind.
Informationen über den Auftrag, Gerät etc. sind vorgegeben.
Wenn der Schaden dem Kunden weiterberechnet werden soll, kann man den Werkstattauftrag direkt auf die Kundennummer des ursprünglichen Auftrages laufen lassen.
Einkauf
Das Einkaufs-/Bestellmodul ist im Standardmenü unter Bewegungsdaten \ Einkauf (D3) zu finden.
Über das Bestellmodul lassen sich Kaufteile von Lieferanten bestellen.
Die erzeugte Bestellung wird im Kaufteilestamm der bestellten Kaufteile im Reiter „Einkauf“ aufgeführt
Mit der Eingangsrechnungserfassung der Bestellung wird der Bestand des Artikels um die angegebene Anzahl erhöht.
Inventur
Die Inventurerfassungsliste wird mithilfe des Excelsexport im D3 Kaufteilestamm erstellt.
Über die Exceltabelle stehen sämtliche Formatierungs- und Darstellungsoptionen zur Verfügung.
Unter „Weitere Funktionen“ im Kaufteilestamm lässt sich die „Inventurerfassung“ öffnen.
Daraufhin öffnet sich die Inventurübersicht mit den bereits erfassten Inventurläufen.
Hier stehen die gängigen Funktionen Erfassen, Ändern, Anzeigen & Löschen zur Verfügung. Per Doppelklick lässt sich wie gewohnt eine bestehende Inventur im Bearbeitungsmodus öffnen.
Die Inventurerfassungsmaske ist dreiteilig. Im oberen Bereich finden Sie die Grunddaten der Inventur wie Nummer, Name, Datum und eine Beschreibung. Im linken Bereich sind alle Ihre Kaufteile aufgelistet. Rechts befinden sich die Inventurartikel. Neue Inventurartikel lassen sich durch die Auswahl (Mehrfachauswahl möglich) im Bereich „Alle Artikel“ auswählen und per Pfeiltaste zu den Inventurartikeln hinzufügen.
Je Artikel lässt sich ein eigenes Inventurdatum zur Übernahme bestimmen. Eine Bemerkung kann hinzugefügt werden. Die Inventureingabe unterstützt die Steuerung mit den Pfeiltasten der Tastatur.
Über den Button „Inventur buchen“ lassen sich die markierten- oder alle Artikel der Inventur buchen und zurückschreiben.
Bestandsführung Kaufteile
Die Bestandsführung der Kaufteile besitzt 2 automatisierte
Triggerpunkte:
- Rückerfassung Werkstattauftrag Abbuchung
- Rückerfassung Eingangsrechnung Zubuchung
Alternativ lassen sich manuelle Buchungen jederzeit über das
Lagerbuch innerhalb des Kaufteilestammes durchführen.