Erstellen von Rechnungen
Das Erstellen von Rechnungen erfolgt über das Freigeben von Positionen. Zuerst müssen die einzelnen Positionen den Status Rechnungsfreigabe erhalten, bevor diese als Rechnung ausgedruckt werden können.
Gedruckte Rechnungen werden in das Faktura-Journal übergeben und erhalten den Status Faktura-Journal.
Die folgenden Kapitel beschreiben das Vorgehen zum Erstellen von Rechnungen.
Rechnungsfreigab
aus dem Auftrag heraus
Die Rechnungsfreigabe aus einem Auftrag heraus entspricht dem normalen Vorgehen innerhalb
der Rechnungsbearbeitung.
Der erste grüne Button übernimmt die Aufgabe der Rechnungskontrolle. Ohne dass die Rechnungskontrolle gelaufen ist, ist eine Rechnungsfreigabe nicht möglich. Der Rechnungsfreigabebutton wird auch erst nach erfolgreichem Abschluss der Rechnungskontrolle aktiv. Die Rechnungskontrolle ermöglicht 4 Varianten die sich wie folgt unterscheiden:
Schnelle Rückerfassung ohne Vorschau
Jede einzelne Position wird geöffnet und zur Prüfung bzw. zur Bearbeitung angeboten. Ist der Benutzer mit den Daten der jeweiligen Position einverstanden klickt er auf den Pfeil nach rechts, um das Reinfahrfenster zu schließen und
automatisch das Reinfahrfenster der Folgeposition aufzurufen. Nach der letzten Position wird nach erfolgreicher Prüfung der Rechnungsfreigabebutton freigeschaltet.
Für den Fall dass die Rechnungsprüfung misslingt wird eine Fehlermeldung angezeigt. Hier gibt es z.B. die Fehlermeldungen:
Position 3 Nullposition
Oder
Position 4 Kein Fahrzeug oder keine Kostenstelle
Schnelle Rückerfassung mit Vorschau
Jede einzelne Position wird geöffnet und zur Prüfung bzw. zur Bearbeitung angeboten. Ist der Benutzer mit den Daten der jeweiligen Position einverstanden klickt er auf den Pfeil nach rechts, um das Reinfahrfenster zu schließen und
automatisch das Reinfahrfenster der Folgeposition aufzurufen. Nach der letzten Position wird nach erfolgreicher Prüfung die Rechnungsvorschau in einem Reinfahrfenster angezeigt und danach der Rechnungsfreigabebutton freigeschaltet.
Rechnungskontrolle ohne Vorschau
Im gegensatz zu den beiden zuvor anwählbaren Rechungskontrollmöglichkeiten wird bei der Rechnungskontrolle nur die Plausibilitätsprüfung auf 0 Positionen oder fehlende Konstenstellen und Erlöskonten aufgerufen.
Rechnungskontrolle mit Vorschau
Bei der Rechnungskontrolle mit Vorschau erfolgt die Plausibilitätsprüfung mit anschließendem Aufruf der Rechnungsvorschau. Nach schließen des Vorschaufensters wird der Rechnungsfreigabebutton freigeschaltet.
Wie bereits zuvor beschrieben ist Voraussetzung für die Rechnungsfreigabe dass die Rechnungskontrolle gestartet wurde und diese erfolgreich durchlaufen wurde.
Mit der Rechnungsfreigabe wird der Status der freizugebenden Positionen auf Status Rechnungsfreigabe gesetzt.
Die Rechnungsfreigabe bietet wahlweise 2 Möglichkeiten wie die Rechnung ausgedruckt werden soll. Entweder erfolgt die Freigabe so, dass bei einem späteren Aufruf des Programmmoduls Rechnungsstapeldruck alle freigegebenen Rechnungen gedruckt werden, oder wird die Rechnung sofort im Einzeldruck ausgedruckt.
Für den Fall dass es sich um Aufträge handelt die in Sammelrechnungsvorgänge einfließen (Sammelrechnungskennzeichen = 1) besteht bei der Rechnungsfreigabe nur die erste Möglichkeit Rechnungsfreigabe für den Sammelrechnungsdruck.
mit Teil- und Schlussrechnungen
Rechnungsfreigaben für Teil und Schlussrechnungen werden dadurch erzeugt, dass nicht alle Positionen innerhalb eines Auftrages freigegeben werden. Dies erreicht man durch abklicken des Freigabekennzeichens. Wird bei einem Vorgang die letzte Position freigegeben so geht das System davon aus dass es sich um eine Schlussrechnung handelt. Sind noch Positionen in einem Vorgang die auch nach dieser Freigabe noch nicht freigegeben wurden so erzeugt dieser Vorgang eine Teilrechnung.
für Wochen- Monatsrechnungen
Für den Fall das Wochen- oder Monatsrechnungen gewünscht sind, kann dies über Voreinstellungen im Auftragsartenstamm erfolgen. Dort kann eingestellt werden wenn Einsätze länger dauern ob diese dann über Wochen- oder Monatsrechnungen abgerechnet werden sollen. In diesem Fall erfolgt eine Statusführung innerhalb der Einzeltage. Die Reiterkarte Einzeltage findet man in den Reinfahrfenstern der F und T Positionen. Jeder einzelne Tag erhalt bei der Rechnungsfreigabe je nach Voreinstellung den Status Rechnungsfreigabe. Die Einstellungen
können vom Benutzer manuell übersteuert werden. Die Auftragsposition erhält solange den Status Einsatzbeginn, bis der letzte Tag abgerechnet wurde.
Im vorstehenden Beispiel war die Voreinstellung für eine Auftragsart so, dass Teilrechnungen ab Einsatzdauer größer einer Woche erstellt werden sollen. Die Plantage je Woche sind 5 (Mo-Fr) Am Monatsende soll eine Monatsabgrenzung erfolgen. Also unabhängig von der Wochenabrechnung muss der Monat abgegrenzt werden.
Nachträgliches hinzufügen einer Position in abgeschlossenen Aufträgen
Mit dieser Funktion trägt D3 den Anforderungen der Schwerlastbranche Rechnung. Häufig kommen zu einem Auftrag noch nachträglich ungeplante Kosten. Hier sind z.B. Polizeibegleitgebühren oder Genehmigungsgebühren zu nennen die nicht immer genauestens Planbar sind. Sind bereits alle Positionen eines Auftrages auf dem Status Faktura, also alle
Positionen sind abgerechnet und mit einer oder auch mehreren Rechnungen an die Finanzbuchhaltung übergeben, so kann mit dieser Funktion der bereits geschlossene Auftrag wieder geöffnet werden und eine weitere Position hinzugefügt werden. Aus dieser weiteren hinzugefügten Position kann dann eine weitere Rechnung erzeugt werden.
Im Falle von nachträglich hinzugefügten Positionen wird der Status nach der Übergabe an die Finanzbuchhaltung auf 93 gesetzt. Bei der Rechnungsfreigabe erhält der Vorgang 63 und nach Rechnungsdruck 83.
Automatische Vorgänge
Automatische Rechnungsfreigabe
Die automatische Rechnungsfreigabe ist optional und generiert aufgrund von hinterlegten Parametern Rechnungsfreigaben, die nach diesem Lauf aufgerufen werden können. Innerhalb der automatischen Rechnungsfreigabe können einzelne Vorgänge überprüft und die Freigabe verändert werden.
Automatische Einsatzzeitverlängerung
Die automatische Einsatzzeitverlängerung ist optional. Sie verlängert Vorgänge für die automatische Rechnugnsfreigabe eingestellt wrude um entweder einen weiteren Abrechnungszeitraum oder täglich um jeweils einen weiteren Tag. Dies ist abhängig ob es sich um Rechnungen handelt die nach Leistung abgerechnet werden sollen oder um Vorausrechnungen.
Drucken von Rechnungen
Stapeldruck
Innerhalb des Rechnungsstapeldruckes werden nach Selektion nach Verschiedenen Kriterien wie Auftragsart oder Niederlassung alle Aufträge angezeigt die freigegebene Positionen beinhalten. Zur besseren Bearbeitung kann über einen Doppelklick von hier direkt in den Auftrag gesprungen werden. –weiterhin können Vorgänge auch markiert werden und vom Druck ausgeschlossen werden. Beim nächsten Aufruf werden die entfernten wieder angezeigt.
Einzeldruck
Gleich nach der Rechnungskontrolle besteht die Möglichkeit freigegebene Aufträge direkt zu drucken.
Rechnungsänderung und erneuter Druck vor der Fibu Übergabe
Wurde eine Rechnung bereits gedruckt kann der zughörige Auftrag solange aufgerufen und wieder geändert werden, bis der Vorgang den Status Fakturajournal erhalten hat, also solange bis die Rechnung an die Finanzbuchhaltung übergeben wurde.
Nachdruck einer Rechnung nach Übergabe an die Fibu
Der Nachdruck einer Rechnung erfolgt im Modul Rechnungen. Wurde eine Rechnung bereits an die Finanzbuchhaltung übergeben ist der Vorgang in D3 nicht mehr änderbar, jedoch jederzeit nochmals aufrufbar und auch Druckbar. Beim Ausdruck einer Rechnung die Nachgedruckt wurde steht der Begriff „Nachdruck“ auf der Rechnungskopie drauf.
Erstellen von besonderen Rechnungsarten
Erstellen von Direktrechnungen
Das erstellen einer Direktrechnung erfolgt im Programmmodul Rechnungen. Eine Direktrechnung legt im Hintergrund einen Auftrag an und gibt diesen automatisch frei.
Erstellen von Gutschriften
Das erstellen einer Gutschrift erfolgt im Programmmodul Rechnungen. Eine Gutschrift kann einen direkten Bezug zu einer Rechnung über die Rechnungsnummer erhalten. In diesem Fall wird der Benutzer gefragt ob er die Positionen der bezogenen Rechnung in die Gutschrift übernehmen möchte. Es können sowohl Teil als auch Gesamtgutschriften oder reine Wertgutschriften erzeugt werden.
Erstellen von Rechnungs-Stornos
Das erstellen einer Stornorechnung erfolgt im Programmmodul Rechnungen. Eine Stornorechnung
kann einen direkten Bezug zu einer Rechnung über die Rechnungsnummer erhalten. In diesem
Fall wird der Benutzer gefragt ob er die Positionen der bezogenen Rechnung in die
Stornorechnung übernehmen möchte. Es können sowohl Teil als auch Gesamtstornorechnungen
oder reine Wertstornorechnungen erzeugt werden.
Erstellen von Sammelrechnungen
Für das erstellen von Sammelrechnungen muss zunächst im jeweiligen Kundenstamm das Kennzeichen Sammelrechnung gesetzt sein. Jeder Auftrag der mit dem Sammelrechnungskennzeichen versehen wurde wird nach Aufruf der Sammelrechnungsfunktion und Anlage des Sammelrechnungskopfes alle zugehörigen Aufträge mit Sammelrechnungskennzeichen angezeigt.
Jede der vorstehenden Zeilen entspricht einem Auftrag. In dieser Funktion können Aufträge einer Sammelrechnung zugefügt oder auch aus der Sammelrechnung herausgenommen. Beim Sammelrechnungsdruck kann entschieden werden ob jeder einzelne Auftrag auf der Sammelrechnung erscheinen soll oder ob Sammelrechnungen nach z.B. Leistungsgruppen (Fahrzeuggruppen) zusammengefasst werden sollen.