Reinfahrfenster

Positionen
Das Positions – Reinfahrfenster ist Abhängig der gewählten Position unterschiedlich und wird
deshalb nachfolgend unter 6.3.4 bis 6.3.11 separat erläutert.

Druckvorlagen

Innerhalb der Druckvorlagen kann die Bestellung im Vorschaumodus betrachtet werden.

Lieferanten

Das Reinfahrfenster für Lieferanten ist nur bei der Neuerfassung einer Bestellung erforderlich. Wird ein Lieferantensuchname eingegeben der mehrere Treffer ermöglicht, kann der Benutzer aus dem Lieferantenreinfahrfenster den richtigen Lieferanten heraussuchen und mit Doppelklick in die Bestellung einbinden.

Routing

Die Routingfunktion innerhalb der Positionsdaten erwartet dass der Benutzer vor dem klick auf Routing eine bestimmte Position wählt, für die er das Routing erstellen möchte. Handelt es sich um eine F-Position (Einzelfahrzeuge) z.B. Autokrane, Bühnen, Kipper, Montagewagen oder Betonpumpen, wird eine Strecke ermittelt vom Standort des in der Position eingetragenen
Fahrzeuges bis zum gewählten Einsatzort. Im Falle von Transportpositionen (T-Positionen) LKW’s
Sattelzugmaschinen mit Auflieger etc. routet das System vom Beladeort zum Entladeort.

Positionsbearbeitungsbuttons

 Werkzeugkasten für weitere Funktionen z.B. Drucken
 Pfeil nach oben zum verschieben von Positionen nach oben
 Pfeil nach unten zum verschieben von Positionen nach unten
 Neue Position einfügen oder anhängen
 Position löschen
 Position kopieren
 Reinfahrfenster wieder zurückfahren

Werkzeugkasten

Reiterkarten
Positionen

Die Reiterkarte Positionen beinhaltet vor allem Abrechnungsrelevante Spalten. Neben den Spalten
Positionsnummer, Art, Leistungsgruppe und Text werden die Positionspreise mit Rabatten und Mengenfeldern angezeigt. Die Tabelle kann direkt editiert werden. Es kann sowohl der Text als auch der Preis direkt verändert werden. Mit einem einfachklick auf Felder in den Spalten LS-Gr (Leistungsgruppe) werden je nach Positionsart die entsprechenden Stammdaten
angezeigt.

Positionen 2

Innerhalb der Reiterkarte Position-2 wurden alle wesentlichen Felder zusammengefasst die bei der Rechnungsrückerfassung für die Rechnungssachbearbeiter relevant sind.

Kalkulation

Die Reiterkarte Kalkulation wird für die Pauschalbildung und die automatische Erlösverteilung verwendet. Sollen mehrere Positionen zu einer Pauschale zusammengefasst werden so kann dies mittels der Positionsart S erfolgen wurde eine S-Position eingefügt kann diese innerhalb der Kalkulation durch eine Fixierung (Doppelklick auf S-Position innerhalb der Kalkulation) erfolgen.

Einsatzort / Termine

Die Reiterkarte Einsatzort/Termine ermöglicht das bearbeiten von Einsatzort Datum und Uhrzeitfeldern für F-Positionen (Fahrzeugpositionen für Einzelfahrzeuge)

Ladeorte / Termine

Die Reiterkarte Ladeorte und Termine wurde für die Stapel-Bearbeitung von Transportpositionen (T-Positionen) erstellt. Hier können die An- Abfahrtsdauer, Ladedauer sowie Ladetermine als auch Beladeort, Entladeort und Frachtgut bearbeitet werden.

Fahrzeuge / Fahrer

Innerhalb der Reiterkarte Fahrzeug/Fahrer werden den einzelnen Positionen die zunächst eine Fahrzeuggruppe oder Fahrzeugkombinationsgruppe haben, Fahrzeuge und Fahrer zugeordnet. Das zuordnen von Fahrzeugen ist Aufgabe der Plantafel.

Positionen

Für die Erstellung eines Auftrages stehen folgende Angebotspositionen zur Verfügung:
 Textbausteine
 Einsatzbeschreibung
 Fahrzeuge
 Prozente
 Transporte
 Interne Info
 Summe

Einfügen und Anhängen von Bestellpositionen

Bestellpositionen werden entweder eingefügt oder angehängt. Dies wird bestimmt durch das vorherige markieren einer Position. Wurde eine Position markiert und danach über Plus eine Positionsart gewählt, so wird die neue Position vor die markierte eingefügt. Wurde keine Position markiert so wird die neu hinzugefügte Position angehängt.

Ändern von Bestellpositionen

Bestellpositionen können direkt in der Bestellpositionstabelle geändert werden.

Löschen von Bestellpositionen

Das Löschen einer Position erfolgt zunächst durch die Markierung der zu löschenden Position. Im zweiten Schritt durch klick auf den Positionsbearbeitungsbutton minus

Positionsarten
B Textbaustein

Hier können Sie entweder im System hinterlegte Textbausteine einfügen oder selbst eine Textinformation erfassen.
B – Positionen

E Einsatzbeschreibung

Einsatzbeschreibungen können im Reinfahrfenster ausführlich auch in Verbindung mit Textverarbeitungsfunktion bearbeitet werden. Wurde eine E Position über das Reinfahrfenster bearbeitet (eventuell auch Textfunktionen wie Fettschrift unterstreichen etc. verwendet, kann dieser Text danach nicht mehr im Positionstabellenfenster bearbeitet werden. Die Bearbeitung muss dann wieder im Reinfahrfenster erfolgen.
E – Positionen

I Interne Info

Die Positionsart interne Info wird nicht gedruckt und hat zu Informationszwecken einen rein internen Charakter.
I – Positionen

F Einzelfahrzeug / Geräte

Das Reinfahrfenster für F-Positionen besteht aus verschiedenen einzelnen Reiterkarten. Hinter der Reiterkarte Einzeltage verbergen sich die einzelnen Tage für Einsätze mit längerer Dauer. Die Reiterkarte Zusatztext ermöglicht das erfassen von zusätzlichen Positionstexten für den Ausdruck auf dem Angebots- Bestellbestätigungs- und auch Rechnungsformular. Für den Fall dass wichtige Informationen an den Fahrer weitergeleitet werden sollen so kann dies ebenfalls als Zusatztext für den Druck auf Leistungsschein bzw. Frachtbrief erfolgen.

Mit der Reiterkarte Zusatztexte innerhalb der Positionsarten F und T können zusätzliche Texte für entweder den Ausdruck auf der Bestellung gedruckt werden.

Die Einzeltage werden sowohl bei F als auch bei T-Positionen automatisch angelegt. Es werden soviele Zeilen angelegt wie es Tage gibt. Ist der Zeitraum eines Einsatzes z.B. vom 01.06. bis
10.06.2011 werden 10 Datensätze in den Einzeltagen angelegt. Das System berücksichtigt Samstag/Sonntage je nach Voreinstellung. Innerhalb der Einzeltage werden vor allem Einsätze zurückerfasst wenn die Einsatzdauer länger als 1 Tag ist. Darüber hinaus kann für Teilrechnungen auf Wochen oder Monatsbasis die innerhalb der Einzeltage die Teilrechnungsfreigabe erfolgen.
F – Positionen

T Transporte

Die Positionsart T zeigt Transportpositionen mit den Elementen Fahrzeuggruppenkombination, Ladeorte, Frachtgüter sowie Termin- und Preisfelder an. Innerhalb der Positionsart T können
weitere Frachtgüter oder weitere Ladeorte erfasst werden.

Mit der Reiterkarte Zusatztexte innerhalb der Positionsarten F und T können zusätzliche Texte für den Ausdruck auf der Bestellung gedruckt werden.

Die Einzeltage werden sowohl bei F als auch bei T-Positionen automatisch angelegt. Es werden soviele Zeilen angelegt wie es Tage gibt. Ist der Zeitraum eines Einsatzes z.B. vom 01.06. bis
10.06.2011 werden 10 Datensätze in den Einzeltagen angelegt. Das System berücksichtigt Samstag/Sonntage je nach Voreinstellung. Innerhalb der Einzeltage werden vor allem Einsätze zurückerfasst wenn die Einsatzdauer länger als 1 Tag ist. Darüber hinaus kann für Teilrechnungen auf Wochen oder Monatsbasis die innerhalb der Einzeltage die Teilrechnungsfreigabe erfolgen.
T – Positionen

F-EL Einzelleistung

Für Einzelleistungen besteht ein eigener Einzelleistungsstamm. Häufig verwendete Leistungen im Einzelleistungsstamm sind z.B. Gebühren wie Genehmigung Strassensperrung etc.
Es können aber auch beliebig andere Leistungen über den Einzelleistungsstamm abgebildet werden. Einzelleistungen werden mit der Positionsart F-EL aufgerufen

P Prozente

P-Positionen werden für Zuschläge in % verwendet. Hier sind häufig verwendete Zuschläge der Mineralölzuschlag Maschinenbruchversicherung falls in % oder Risikoerhöhungszuschlag.
P-Positionen

S Summe

S-Positionen können zur Abgrenzung, zur Zwischensummenbildung oder zur Pauschalbildung verwendet
werden. Im Falle von Pauschalbildung kann eine S-Position in zwei unterschiedlichen Druckvarianten gesteuert werden. Entweder Druck aller Positionen ohne Einzelpreise innerhalb einer Pauschale oder nur Druck des Textes der im Textfeld der S-Position steht mit der Pauschalsumme. Genauere Informationen zur Verwendung der S-Position werden auch unter der Rubrik Kalkulation beschrieben.
S – Positionen

Neuerfassung einer Bestellung in 10 Schritten

Schritt 01 Klick auf Erfassen in der Bestelltabelle
Schritt 02 Eingabe der Bestellart/Auftragsart
Schritt 03 Eingabe des Lieferantensuchnamens und Auswahl des gewünschten Lieferanten
Schritt 04 Eingabe Lieferantensachbearbeiter
Schritt 05 Eingabe Kopfdaten Einsatzort, Beladeort, Entladeort, Einsatzzeiten
Schritt 06 Erfassung der Positionen manuell im Positionsteil über jeweilige
Positionsbearbeitungsbuttons
Schritt 07 Eingabe der Preise
Schritt 08 Speichern der Bestellung mit OK
Schritt 09 Druck oder Mail der Bestellung an den Fremdlieferanten
Schritt 10 Schließen mit Abbruch oder zurück

Druck der Bestellung

Status der Bestellung
10 Bestellung erfasst
20 Eingangsrechnung erfasst
30 Eingangsrechnung an Finanzbuchhaltung übergeben

Erfassen der Eingangsrechnung im Bestellwesen
Das Erfassen einer Eingangsrechnung hat denselben Ablauf wie auch Neuerfassung einer
Bestellung. (siehe hierzu 6.4) Die Unterscheidung wird beim Aufruf des Moduls Einkauf (D3)
getroffen. Dort besteht die Auswahlmöglichkeit für die Erfassung einer Bestellung oder einer
Eingangsrechnung.

Erfassen der Eingangsrechnung über den Auftrag
Die Erfassung einer Eingangsrechnung aus dem Auftrag erfolgt über den Werkzeugkasten im
jeweiligen Auftrag. Alternativ kann über die Verknüpfung Bestellungen im Auftrag eine bereits
vorhandene Bestellung über die Funktion Auftrag zu Eingangsrechnung die durch anklicken des
Bestelldatensatzes mit der rechten Maustaste im Auftrag zur Eingangsrechnung generiert werden
kann.

Erstellen einer Anfrage für Kaufteile
Das Erstellen einer Anfrage für Kaufteile (z.B. Werkstattteile) entspricht demselben Ablauf wie
Erfassung einer Bestellung mit der Besonderheit, dass die Auftrags-/Bestellart ANFRAGE
angeklickt werden muss. Aufgrund dieser Aktion erkennt das System dass in diesem Fall nur noch
eine Positionsart für Kaufteile dem Benutzer angeboten wird. Als Stammdaten für Kaufteile dient
der Kaufteilestamm, der in den Stammdaten zuvor angelegt werden muss. Der Erfassungsablauf
ist ansonsten identisch mit dem unter 6.4 beschriebenen.

Erstellen einer Bestellung für Kaufteile
Das Erstellen einer Bestellung für Kaufteile (z.B. Werkstattteile) entspricht demselben Ablauf wie Erfassung einer Bestellung mit der Besonderheit, dass die Auftrags-/Bestellart BESTELLUNG angeklickt werden muss. Aufgrund dieser Aktion erkennt das System dass in diesem Fall nur noch eine Positionsart für Kaufteile dem Benutzer angeboten wird. Als Stammdaten für Kaufteile dient der Kaufteilestamm, der in den Stammdaten zuvor angelegt werden muss. Der Erfassungsablauf ist ansonsten identisch mit dem unter 6.4 beschriebenen.